W dobie dynamicznego rozwoju chatbotów automatyczne wiadomości nikogo już nie zaskakują. Autorespondery od lat informują o urlopach, zwolnieniach lekarskich i innych przyczynach, które sprawiają, że nasz adresat nie otrzyma szybko odpowiedzi. Nie dziwi więc, że nie są to szczególnie lubiane wiadomości. Jak zatem uczynić z nich coś więcej niż tylko suchą informację o nieobecności?
Co pocieszy Twojego odbiorcę?
Nie ma co ukrywać – automatyczna odpowiedź nie ucieszy Twojego adresata. Najpewniej pisał do Ciebie w jakieś pilnej sprawie (bo czy są już jakieś inne? 😉 ) i oczekiwał, że doczeka się błyskawicznej wiadomości zwrotnej. Tymczasem dowiaduje się, że będziesz w biurze za tydzień i wtedy zamierzasz odpowiedzieć na wszystkie wiadomości. Oczywiście jak się już przebijesz przez setki innych maili.
Zastanów się, czy jest coś, co w tej sytuacji pocieszy Twojego odbiorcę. Czy możesz mu zrekompensować zawiedzione oczekiwania? Może podeślesz mu przydatną informację, link do nowej notatki na blogu albo ciekawego filmu na YouTube?
Pokaż, że nie jesteś automatem
Autorespondery zwykle mają bardzo podobną konstrukcję – w nagłówku maila znajdziesz słowa, takie jak „Nieobecność”, „Urlop”, „Automatyczna odpowiedź”. Bezduszne, czysto informacyjne przekazy. Czy wrażenie nie byłoby zupełnie inne, gdybyś napisał nagłówek w pierwszej osobie, np. „Jestem na urlopie” czy nawet „Nie ma mnie w pracy”?
Treści automatycznego maila również postaraj się nadać mniej formalny charakter. Zadbaj o to, by pasowała do Twojego stylu komunikacji. Nie sil się na luźny ton, jeśli nie używasz go na co dzień. Po prostu pokaż odbiorcy, ale to Ty stworzyłeś tę odpowiedź, a nie skorzystałeś z gotowego szablonu.
Dopasuj komunikat do Twoich odbiorców
Nie każda forma sprawdzi się w każdej sytuacji. Jednak kto lepiej niż Ty zna Twoich odbiorców? Przygotuj taką odpowiedź, by nikt nie poczuł się zaskoczony jej tonem czy treścią. Twoim celem jest wykorzystanie respondera do budowania relacji, a nie wzbudzania mieszanych uczuć. 🙂
Adresujesz wiadomość tylko do swoich kolegów z pracy? Pomyśl, czego mogą potrzebować podczas Twojej nieobecności. Podpowiedz, gdzie znajdą ważne dane, do kogo mogą się zwrócić w razie potrzeby. Będą Ci wdzięczni za te praktyczne informacje.
Liczy się kontekst
Nie jesteś dostępny, bo spędzasz czas na branżowej konferencji lub szkoleniu? Podziel się kilkoma szczegółami – Twojego odbiorcę powinien ucieszyć fakt, że się rozwijasz i dokształcasz. Może okaże się, że ten temat też go interesuje i będzie to doskonały powód do odświeżenia kontaktu?
Odpoczywasz na urlopie? Zostaw adresatowi jakąś relaksującą niespodziankę – może to być Twoja ulubiona piosenka, zabawny filmik czy link do ciekawej informacji. Nawet jeśli nie będzie miał czasu, by się z nią zapoznać, z pewnością doceni ten gest.
Przygotowanie takiej automatycznej odpowiedzi nie zajmie Ci wiele czasu, a jest duża szansa, że ten, kto otrzyma taką – bądź, co bądź niepożądaną – wiadomość, znajdzie w niej coś przydatnego, ciekawego lub po prostu się uśmiechnie. 🙂
